Copyright by Environmental Partnership for Central Europe

Mnoho organizácií v strednej a východnej Európe dokázalo, že veľmi veľa sa dá dosiahnuť aj pomocou značne obmedzených prostriedkov. Ale v budúcnosti, v období veľkých spoločenských, hospodárskych a politických zmien, v období prechodu na trhové hospodárstvo, veľa mimovládnych organizácií pocíti potrebu nevyhnutného zvýšenia rozpočtu kvôli účinnejšiemu pôsobeniu. Veľa organizácií nebude schopných dlhodobo realizovať svoje programy bez zvýšenej finančnej podpory. Jednou z najťažších úloh, akú budú musieť riešiť pracovníci a činitelia spoločenských organizácií, bude získanie a udržanie finančnej podpory.

Pri každom finančnom rozhodnutí,ktoré robíme v mene organizácie, bez ohľadu na to, či sa týka sústredenia alebo vynakladania fondov, vplývame na činnosť, potenciálne možnosti, ako aj charakter organizácie. Finančné rozhodnutia majú teda strategický charakter. Sme toho názoru, že ak leaderi majú finančne udržať organizáciu, musia pochopiť strategické plánovanie, ale aj spôsob, akým sa toto plánovanie môže pričiniť k sebestačnosti organizácie.

Táto učebnica kladie dôraz na “perspektívny pohľad”. Znamená to, že vás budeme upozorňovať na všetky zložky, z akých sa skladá vaša organizácia, tj. programy, jej finančné a materiálne aktíva, ale predovšetkým sú to ľudia. Ak vezmete do úvahy všetky tieto prvky, mali by ste vidieť svoju organizáciu v dlhodobej časovej perspektíve: rovnako jej budúcnosť, ako aj súčasné problémy a možnosti. Vašou úlohou bude uzrieť organizáciu ako dynamický, zložitý celok, ktorého časti sú vzájomne závislé.

Uvedomujeme si, že tým z vás, ktorí ste museli žiť v represívnych politických štátoch strednej a východnej Európy, termíny z oblasti riadenia, ako “kontrola”, alebo “kádre”, znejú nesympaticky a pripomínajú vám starý politický systém. Ak hovoríme o plánovaní, chápeme tiež, že používame termín, ktorý sa v tomto regióne sveta neteší najväčšou popularitou. Ale uvidíte, že spôsob plánovania, ktorý tu predstavujeme, nemá nič spoločné so starými “päťročnicami”.

• aktuálne plány, stratégie a programové návrhy organizácie;
• organizačnú a kádrovú schému;
• aktuálny ročný rozpočet;
• kalkulačku;
• zápisník na nápady, notesy na výpočty;
• tabuľky.

31-014 Kraków

tel. 012-225563

1. Osobné presvedčenie - Lepšie pochopenie cieľov, osobných možností a možností organizácie, ako základu vlastného pocitu zodpovednosti a kompetencie.
1. Strategické plánovanie - Pochopenie procesu strategického plánovania a jeho spätosť s funkciami organizácie a skutočnou finančnou stratégiou.
1. Stratégie získavania fondov - Nadobudnutie schopností využívať celý rad možností zväčšenia finančnej sebestačnosti organizácie.
1. Riadenie financií - Nadobudnutie schopností riadiť financie vašej organizácie prostredníctvom plánovania, kontroly a hodnotenia rozpočtov, ako aj použitie prostriedkov na zníženie nákladov.
1. Spoločenské pôsobenie - Osvojenie si schopností tvoriť materiál, ktorý predstaví ciele a funkcie organizácie širokej verejnosti, spoločenským činiteľom, iným organizáciám zaoberajúcim sa ochranou prírody, ako aj masovokomunikačným prostriedkom.
1. Plánovanie programu - Vypestovanie schopností vypracovať, realizovať a hodnotiť programy, ktoré sa zhodujú s cieľmi vašej organizácie a súčasne vedú k jej väčšej sebestačnosti.

1. Meno a priezvisko:

 

1. Postavenie/funkcia:

 

1. Organizácia:

 

 

1. Zučastnil si sa už niekedy iných tvorivých dielní na tému strategického plánovania, riadenia financií alebo získavania fondov? Ak áno, uveď názov dielní, sponzorujúce organizácie a autorov. Čo užitočné si si odtiaľ odniesol?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Čo predpokladáš, že sa naučíš počas týchto dielní?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Ako môže plánovanie pomôcť Tebe alebo Tvojej organizácii?
1. Ako môže získavanie fondov pomôcť Tebe alebo Tvojej organizácii?

 

 

 

 

 

1. Ako môže riadenie financií pomôcť Tebe alebo Tvojej organizácii?

 

 

 

 

 

1. Ako môže vplývanie na spoločnosť pomôcť Tebe alebo Tvojej organizácii?

 

 

 

 

 

1. Ako môže vypracovanie projektu pomôcť Tebe alebo Tvojej organizácii?

 

 

 

 

 

1. Pred akou výzvou v súčasnosti stojíš?

 

 

 

 

 

1. Aké tri najdôležitejšie problémy má Tvoja organizácia?
1. Ktoré aspekty svojej práce máš najradšej a prečo?

 

 

 

 

 

1. Ktoré aspekty svojej práce nemáš rád a prečo?

 

 

 

 

 

1. Poznámky:

1. Tvoja úloha v organizácii by mala zodpovedať tvojim životným ašpiráciám.
1. Tvoja každodenná činnosť by mala slúžiť cieľom organizácie.
1. Najdôležitejším funkciám a povinnostiam venuj väčšinu svojho času.

Vymedzenie individuálnej motivácie k činnosti je hľadaním odpovede na otázku, či si uvedomuješ kým si, ako osoba a aká je tvoja motivácia k rôznej činnosti. Znalosť svojej motivácie ti pomôže pochopiť úlohu, akú spĺňaš v organizácii a zhodnotiť, do akej miery sa tvoja práca pokrýva s tým, čo by si naozaj chcel/a robiť. Dovolí ti tiež zamyslieť sa nad tvojou budúcnosťou v organizácii.

Vymedzenie individuálnej motivácie k činnosti ti neodpovedá na otázku, čo by si mal/a robiť. Je to len dôležitá skúška určenia vzťahu medzi tebou a organizáciou.

Vyplň tento hárok, aby si si uvedomil vlastné záujmy, ako tráviš čas, aké máš povinnosti a záľuby, ktoré sú pre teba dôležité mimo práce v organizácii.

Pozorne si porzi všetky štyri úkony a podčiarkni tie, ktoré sa zhodujú s opisom tvojho pracoviska (pracovného miesta).

A. Môj vklad do organizácie.

B. Satisfakcia a odmena, ktoré dostávam od organizácie.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

V tomto hárku opíš evolúciu svojich funkcií a povinností v organizácii. Napíš všetko, čo ti príde na rozum, hoci by si to momentálne nevykonával/a v rámci svojich povinností. Daj do pohybu svoju fantáziu a vôľu!

• Strategické plánovanie tvorí základ, kde sa ľudia rozhodujú pre spoločnú činnosť, aby dosiahli spoločný cieľ
• Plánovanie nám pomáha efektívnejšie hospodáriť so zdrojmi
• Strategický plán pomáha reagovať na zmeny, pretože umožňuje preanalyzovanie a premenu štruktúry organizácie, jej programu a činnosti v nepretržitom procese.

1. Proces strategického plánovania
1. Proces operačného plánovania
1. Proces vyhotovenia rozpočtu - základné úkony
1. Kontrola, hodnotenie a návrhy týkajúce sa udržania procesu plánovania

• Oboznámiš sa s krátkodobým aj dlhodobým strategickým plánovaním a uvidíš, ako ti ich spoločný vplyv pomôže splniť spoločenské ciele tvojej organizácie.
• Naučíš sa vypracovať strategický plán podľa schematického procesu, skladajúceho sa z 10 krokov.
• Nielen pochopíš, ale budeš aj vedieť vysvetliť úžitok strategického plánovania iným členom svojej organizácie.

Strategické plánovanie - proces, v ktorom si organizácia určí pozíciu, ktorú chce v budúcnosti dosiahnuť, ako aj spôsoby, ktoré k tomu využije.

Stratégia - koncepcia činnosti na 3-5 rokov, o ktorú sa opiera operačný plán.

Operačný plán - opis jednotlivých úloh a činností, obsahujúci zoznam osôb, požadované prostriedky a čas, potrebný na ich splnenie.

Strategické plánovanie - je proces, v ktorom sa určuje cesta a pozícia, ktorú chce organizácia v budúcnosti dosiahnuť. Strategické plánovanie zahrnuje celú organizáciu, podmienky jej pôsobenia, ako aj to, čo chce dosiahnuť. Takto chápané plánovanie je vždy dlhodobé, obyčajne sa týka obdobia od jedného do troch rokov.

• v integrácii zložiek organizácie do jedného výkonného celku;
• zabezpečí, aby priama činnosť organizácie mala bezprostrednú súvislosť s jej nadradenými cieľmi;
• zabezpečí, aby sa činnosť organizácie uskutočnila v pravej chvíli, vtedy, keď je to najvýhodnejšie;
• v správnom využití kádrových a materiálnych zásob.

Nemôžeme urobiť všetko naraz. Niektoré veci si musíme nechať na neskôr, ale niektoré treba urobiť hneď. Dokonca ani prioritné úlohy nemôžu byť vykonávané v tom istom čase. Keď máš plán, vieš čo máš urobiť skôr a čo neskôr. Uchráni ťa to pred nemilým prekvapením a môžeš si svoje schopnosti sústrediť na jednotlivé úlohy. Ak pristupuješ k úlohám postupne, môžeš pracovať efektívnejšie.

Neexistuje “jediný” spôsob, ako urobiť strategické plánovanie; existujú len modely, ktoré organizácie môžu rozvážiť a využiť podľa vlastných potrieb. Jedinou nenarušiteľnou pravdou, týkajúcou sa strategického plánovania, je fakt, že je to proces veľmi elastický a priťahuje všetkých hráčov (členov správy, vedenie, pracovníkov, činiteľov, ochotníkov, atď.). Vypracovanie takéhoto plánu by sa malo opierať o všetky zainteresované osoby a strany - nielen o vedenie, ale všetkých, ktorí pomáhajú realizovať poslanie organizácie.

Napriek tomu, že dôkladné ročné plánovanie je pre rozvoj organizácie a jej program nevyhnutné, je to len krátkodobé plánovanie. Iba dlhodobé plánovanie (3,5,10) umožňuje organizácii plne sa rozvíjať. Pomocou strategického plánovania sa určujú priority, tak, aby bolo možné dosiahnuť reálny cieľ. Takýmto spôsobom si môžeme uvedomiť slabé a silné stránky našej organizácie, ako aj zhodnotiť možnosti pôsobenia skupiny vo vonkajšom prostredí.

Strategický plán načrtá obraz, kde si dnes a kde sa chceš dostať. Zároveň je to súbor možností, ako dosiahnuť cieľ. Dokonca aj manaz é ri, obdarení najväčšou intuíciou a predstavivosťou pracujú podľa plánu - inak by nemali možnosť využiť svoj nezvyklý talent! Oveľa ľahšie je myslieť na niečo v predstihu, ako reagovať na niečo, čo sa pred nami znenazdania objaví.

Model strategického plánovania, ktorý vám predstavujeme, obsahuje 8 základných krokov. Mali by byť robené v takom poradí, ako sú tu predstavené. Je to dôležité, pretože výsledok jedného kroku je východiskovým bodom pre nasledujúci krok.

Odpovedz si na otázku, aké je poslanie tvojej organizácie, opýtaj sa na to aj iných členov skupiny. Vypracuj poslanie organizácie, ktoré zreteľne vyjadrí spoločenskú funkciu organizácie.

Definuj prostredie, v ktorom pracuješ - jeho spoločenské, hospodárske, politické a technické podmienky, ako aj ľudí a subjekty, od ktorých je organizácia závislá.

Logickým a premysleným spôsobom si vyber najvhodnejšiu stratégiu.

Keď pristupuješ k plánovaniu, musíš urobiť nasledujúce kroky:

• celá organizácia by mala mať ten istý systém plánovania a každý účastník procesu by mal byť s ním oboznámený
• výsledkom plánovania je dokument - strategický plán, ktorý by mal mať určený formát

Ak tvoja organizácia nemá nadradený cieľ - jasno určený celkový obraz a poslanie - je málo pravdepodobné, aby kedykoľvek rozkvitla. Bude len reagovať na rôzne bežné problémy a nátlaky, čo je drahý, málo účinný a nepríťažlivý spôsob dlhodobého pôsobenia.

Určenie celkového obrazu organizácie (prípadného obrazu jej členov) dovoľuje vytýčiť si smer rozvoja organizácie, oblasť pôsobenia, príjemcov, uznávaný systém hodnôt, atď. Neraz je pojem celkového obrazu pre ľudí spoza organizácie nepochopiteľný. Preto, aby mohol byť lepšie predstavený navonok a rovnako chápaný v skupine, treba vypracovať poslanie organizácie, ktoré upresňuje kľúčové informácie o skupine.

Deklarácia poslania by nemala byť dlhá (niekoľko viet) a môže byť vyjadrená v niekoľkých samostatných paragrafoch.

1. Názov organizácie
1. Cieľ organizácie
1. Spôsob činnosti
1. Efekty činnosti
1. Kruh prijímateľov
1. Systém uprednostňovaných hodnôt

1. Akými problémami ochrany životného prostredia/prírody sa v súčasnosti zaoberá tvoja organizácia?
1. Sú to najpálčivejšie problémy v geografickej oblasti pôsobenia organizácie? Existujú aj ďalšie, ešte pálčivejšie problémy? Ak áno, vymenuj ich.
1. Aké poslanie má aktuálne tvoja organizácia?
1. Je toto poslanie správne? Pôsobila tvoja organizácia v rámci inej organizá cie a formálne nevyjadrovala svoje poslanie? Aké poslanie by bolo pre organizáciu najprimeranejšie rovnako teraz, ako aj v priebehu najbližšieho obdobia, od jedného do troch rokov?

Po zhodnotení vonkajších možností a nástrah môžeš lepšie určiť, ktoré stratégie strategického plánovania budú reálne v podmienkach, v akých pôsobíš. V rámci tejto analýzy si všimni nasledujúce otázky.

• Právne činitele

Aké právne regulácie ti uľahčia, alebo sťažia pôsobenie, či získanie podpory?

Jestvuje tradícia podporovania súkromných organizácií? Aké spoločenské ponímanie veci, ktorej slúžiš, by ti pomohlo zbierať prostriedky, alebo by ti sťažilo úlohu? Aké kultúrne normy riadia dávanie a prijímanie peňazí?

Každá organizácia má svoje silné a slabé stránky. Čím viac využívaš svoje silné stránky a kompenzuješ slabé, tým bude tvoj strategický plán ú speš nejš í .

• Spoločenské funkcie a programy

Ako úzko sú späté programy tvojej organizácie s jej nadradenými cieľmi? Čo môžeš urobiť, aby si tieto vzťahy prehĺbil?

• L udské zdroje

• Finančné a fyzické zdroje

Je tvoja organizácia v súčasnosti stabilná? Má nevyhnutné materiálne zdroje, aby mohla bežne pôsobiť? Máš k dispozícii rôznorodé mechanizmy získavania fondov?

• Úloha a reputácia v štáte

Ná sledujú ce pracovné hárky ti pomôžu urobiť lepšiu analýzu silných a slabých stránok organizácie.

Strategické ciele sa určujú na základe kľúčových problémov vyplývajúcich z analýzy vonkajšieho prostredia organizácie a jej interných predností a slabostí. Kľúčové probémy sú najväčšou prekážkou, ktorá stojí na ceste k realizácii poslania organizácie. Strategické ciele menia tieto problémy na konkrétnu činnosť smerujúcu k ich vyriešeniu.

1. Zhoduje sa so spoločenskou funkciou/poslaním organizácie.
1. Je kontrolovateľný. Je možné určiť, kedy bol dosiahnutý.
1. Je sústredený na výsledky, nielen na činnosť.
1. Je krátky, jednoduchý, presný a zrozumiteľný.
1. Obsahuje sloveso, opisujúce konkrétnu činnosť.
1. Je reálny a postačujúci. Nie je ani príliš ľahký, ani ťažký.

V tejto etape vypracuješ stratégiu dosiahnutia svojich cieľov. Na začiatku sa vráť k hodnoteniu vonkajších a vnútorných činiteľov vplývajúcich na tvoju organizáciu. Cieľom tejto analýzy je určenie spôsobu minimalizácie rizika a maximalizácie úžitku. (Napríklad, ak je vláda tvojho štátu nestabilná, pravdepodobne sa nebudeš snažiť organizovať spoločné podujatia so štátom a nebudeš od neho očakávať výraznejšiu finančnú podporu. Ak sa dozvieš, že určitá nadácia je ochotná podporovať činnosť v oblasti tvojho záujmu, skontaktuješ sa s nadáciou). Maj na zreteli, že zapojenie rôznych osôb do procesu formulovania stratégie zaručí rôznorodý pohľad na problémy.

V tejto etape vytváraš rôzne kombinácie strategických cieľov, opierajúc sa o ich priority. Priority rôznych cieľov ti poskytnú rôznorodú stratégiu činnosti na niekoľko najbližších rokov. Jestvuje veľa spôsobov tvorenia stratégie dlhodobého plánovania. Môžeš neformálne požiadať personál a členov vedenia o podanie nápadov, ale môžeš sa tiež s nimi a s inými osobami stretnúť a zorganizovať “burzu nápadov”, kde sa rozhodnete, ako získať prostriedky. Ďalším spôsobom môže byť rozhovor s členmi iných organizácií a prevzatie ich účinného spôsobu. Používanie mnohorakých techník tvotenia stratégie je najvýhodnejším spôsobom vypracovávania alternatívnych stratégií. Ak usporiadaš schôdzu s pracovníkmi a členmi vedenia, daj si záležať na tom, aby si vytvoril priaznivú atmosféru, kde každý otvorene povie svoj názor.

• Dá sa stratégia zrealizovať, keď vezmeme do úvahy podmienky činnosti a iné okolnosti?
• Opiera sa o skúsenosti a schopnosti organizácie?
• Akým spôsobom stratégia využíva dostupné materiálne, ľudské a finančné zdroje?
• Konáte tak, že sa odchyľujete od programových úloh, alebo ich potvrdzujete?
• Je činnosť v rámci stratégie zhodná so spoločenským poslaním organizácie?
• Aké finančné a iné zdroje sú nevyhnutné, aby sa mohla zrealizovať táto stratégia? Je ekonomicky rentabilná?

Aby sme sa presvedčili, že plán je dobrý, po zakončení procesu plánovania, by sa mali zhodnotiť výsledky. Môžeš to urobiť rôznym spôsobom. Zapojiť osoby zvonka, aby si prečítali plán (dokument). Predovšetkým by si si mal všimnúť zhodu zvolenej stratégie s poslaním tvojej organizácie, a potom skonfrontovať s výsledkami analýzy (vnútornej aj vonkajšej). Ešte raz preanalyzuj alternatívne stratégie, či sa určite už žiadna z nich nedá využiť. Bolo by najlepšie, keby celá plánovacia skupina plus iní členovia organizácie, mali možnosť verifikovať plán.

• čas trvania a dátum začatia a ukončenia;
• ľudí zodpovedných za realizáciu;
• iné angažované strany;
• výdavky.

Rozpočet je finančný plán, ktorý podrobne opisuje, koľko peňazí organizácia dostane a koľko vydá v danom období. Je to obyčajne obdobie 12 mesiacov, preto sa často použí va termín finančný rok. Malá organizácia môže mať jeden rozpočet pre celkovú činnosť. Organizácie, ktoré majú zložitejšiu štruktúru, majú rozpočty zvlášť pre jednotlivé programy, alebo oddelenia. Rozpočty plnia v riadení a plánovaní konkrétnu funkciu. Časť operačného plánu, ktorá sa týka rozpočtu, obsahuje osem etáp. Etapy sú uvedené nižšie (Wolf, 1984).

Táto etapa je často nazývaná etapou “ronenia sĺz”. Väčšina procesov plánovania plánuje viac úloh, ako je peňazí na ich realizáciu. Organizácia si musí vypracovať kritériá, podľa ktorých bude porovnávať jednotlivé úkony. Môže to byť napr. ekonomickosť, počet osôb/zvierat, ktoré obdržia pomoc, okázalosť, veľká šanca na úspech, najväčšia užitočnosť z hľadiska spoločenských cieľov/poslania organizácie.

Daj si schváliť rozpočet patričným osobám.

1. Definuj výdavky a príjmy: jednotlivé druhy výdavkov, ktoré budeš mať (reklama, prenájom zariadenia, atď.), ale aj možné príjmy (hotovosť, alebo obdržané služby).
1. Predstav tri kritériá, podľa ktorých hodnotíš každú činnosť.
1. Zostav predpokladané výdavky podľa ich dôlez itosti.

Proces kontroly a hodnotenia, ktorý sprevádza strategický a operačný plán, umožňuje organizácii posúdiť priebeh prác vzhľadom k prvotným cieľom, ako aj určenie reálneho obdobia, v ktorom by sa mali objaviť výsledky. Proces kontroly a hodnotenia ti taktiež pomôže vypracovať spôsob, ako zvýšiť účinnosť plánov. Proces, ktorý si vyberieš, by mal tiež obsahovať určitú výslednú správu. Takáto metóda nám zároveň potvrdí vývoj, ktorý sme dosiahli.

• Ako budeš sledovať vývoj? Aké metódy použiješ?
• Ktoré úkony budeš kontrolovať?
• Kedy prevedieš kontrolu?

• Zrealizoval si predpokladaný cieľ?
• Čo si sa dozvedel/naučil?
• Použil by si tú istú základnú stratégiu ešte raz? Ak áno, zaviedol by si nejaké zmeny?
• Efekty, ktoré si dosiahol, boli hodné výdavkov, ktoré organizácia vynaložila?

Správy obsahujú tri základné údaje:

• opis vykonanej činnosti
• finančný výkaz
• výsledky hodnotenia

• Aký typ správ je požadovaný?
• Pre koho budú správy písané?
• Ako budeš zbierať informácie?
• Čo budeš k tomu potrebovať, aby si ich zostavil?

Pracovný hárok D ti pomôže naplánovať si proces kontroly, hodnotenia a vypracovania správ.

Zapamätaj si, že operačné plány sa môžu meniť. Je to náradie, ktoré používame v každodennej práci. Ak sa zmenili spoločenské ciele/poslanie organizácie, vonkajšie podmienky, alebo prostriedky, ktoré sú v kompetencii organizácie, zreviduj ich a zaktualizuj plány.

Pravidelné pracovné schôdze môžu byť nesmierne dôležité. Ak si vedenie a personál vypracovali vlastný spôsob predstavenia a diskutovania o realizácii bežných úloh, odstraňovaní ťažkostí a riešení problémov, pričiňujú sa tým zároveň k vlastnému zaangažovaniu a zväčšeniu entuziazmu. Smernice k schôdzam sa nachádzajú v prílohe A. Tieto smernice sú vhodné aj pre organizácie, ktoré nezamestnávajú systemizovaných pracovníkov, ale ich činnosť spočíva výlučne na spoločenskej práci.

Získavanie fondov je proces, prostredníctvom ktorého si organizácia vytvára potrebné príjmy. Táto kapitola vysvetľuje, ako treba hľadať vonkajšie pramene financovania, vyvíjať členské kampane, organizovať príležitostné podujatia, vystupovať s iniciatívou hospodárskej aktivity a využívať alternatívne pramene financovania.

• Získavanie fondov je viac než získavanie peňazí. Je to zároveň informácia o existencii tvojej organizácie, pokus o prilákanie nových členov a potvrdenie vašej vierohodnosti medzi verejnosťou.
• Peniaze niečo stoja; kontrola finančnej likvidity je dôležitým úkonom v procese realizácie stabilného a reálneho programu získavania fondov.

1. Úvod k získavaniu fondov
1. Proces získavania fondov
1. Stratégia získavania peňažných dotácií
1. Príležitostné podujatia

• Naučíš sa realizovať stratégiu etapy, ktorá predchádza samotné zabezpečovanie fondov.
• Naučíš sa porovnávať výdavky a zisk, ktoré vyplývajú z rôznej stratégie získavania fondov.
• Naučíš sa vypracovať individuálne základné vyhlásenie.
• Oboznámiš sa s procedúrami, ktoré sa používajú v prípade darov od podnikov a nadácií.

Základné vyhlásenie - doklad, ktorý opisuje potreby tvojich programov, ciele, aké chceš dosiahnuť, úlohy, ktoré má podporiť konkrétna dotácia a kritériá hodnotenia úspešnosti úloh, orientovaných na vopred určené ciele.

Sponzor - fyzická osoba, alebo organizácia, ktorá ponúka technickú, finančnú, alebo inú pomoc.

Táto kapitola predstavuje niekoľko opcií získavania fondov a ponúka praktické ukazovatele, týkajúce sa výberu a použitia určitých stratégií. Tieto opcie sa týkajú rôznych foriem získavania fondov, hospodárskych aktivít a špeciálnych podujatí. Môžeš ich prispôsobiť potrebám tvojej mimovládnej organizácie. Pretože cieľom je získanie finančnej sebestačnosti, v tejto časti učebnice kladieme dôraz na vypracovanie spôsobov tvorenia stálych a pravidelných zdrojov príjmov, potrebných na realizáciu programov a udržiavanie organizácie.

Rozhodnutie, aké mechanizmy financovania použiješ, záleží od teba. Pri čítaní tejto kapitoly zároveň uvažuj, ako by si mohol tvorivým a obšírnym spôsobom využiť spomínané nápady vo svojej organizácii. Zapamätaj si, že realizácia každého programu získavania fondov si vyžaduje čas a peňažné náklady. Cieľom je získanie väčšieho množstva prostriedkov pre tvoju organizáciu, pričom náklad na získanie fondov musí byť nižší než získaná pomoc. Peniaze nie sú jediný prostriedok, ktorý potrebujete. L udia pracujúci v tvojej organizácii a materiálne prostriedky sú jej silnou stránkou a tiež formou podpory.

Hlavným prostriedkom, ktorý pokrýva výdavky organizácie, sú žiadosti o vklady od fyzických osôb a dotácie od podnikov a nadácií. Najžiadanejšie sú vklady v hotovosti, pretože v prípade nutnosti sa dajú okamžite použiť na pokrytie rôzneho druhu výdavkov. Vklady môžu byť vnášané formou naturálií - napr. práca, materiál, čas dobrovoľných pracovníkov, budovy, vybavenie; týmto spôsobom sa vyhýbame niektorým výdavkom v hotovosti.

• Domáce a medzinárodné nadácie - Nadácie môžu mať záujem o financovanie konkrétnych programov tvojej organizácie, ak spĺňajú platné kritériá. Takéto dary môžu byť relatívne vysoké a dlhodobé.
• Hospodárske subjekty a podniky - V závislosti od charakteru mimovládnych organizácií, určité návrhy môžu byť domácim firmám a medzinárodným podnikom predkladané so žiadostou o vklady v hotovosti, alebo v naturáliách. Napr.: veľký výrobný závod by mohol ponúknuť miestnosti, alebo kancelárske vybavenie, ale aj finančne podporiť program, alebo administratívu tvojej organizácie. Ak charitatívna podpora nemá svoju tradíciu, dotácie môžu byť prevažne v naturáliách.
• Fyzické osoby - Organizácia môže prostredníctvom členských kampaní, masovokomunikačných prostriedkov a osobných kontaktov nabádať jednotlivé osoby, aby vnášali vklady. Vklady môžu byť rôzne: od veľkého počtu malých darov, až po niekoľko “špeciálnych darov”, ktoré venuje neveľká skupina vybraných ľudí.
• Vlády a samosprávy - Vláda (v tom miestna samospráva) môže mať záujem o financovanie jedného alebo niekoľkých programov organizácie, ak sa ich ciele zhodujú s jej politikou. Ale takéto financovanie môže byť jednak spojené s politickou situáciou, v súvislosti s čím môže byť menej stabilné, než by sme chceli. Pri vláde cudzích štátov obc as existujú agendy, ktoré udeľujú pomoc mimovládnym organizáciám.

Toto pravidlo je dôležité z dvoch dôvodov. Po prvé, ľudia predstavujú časť zdrojov a ich čas by mal byť venovaný úkonom, ktoré sú konkrétne na niečo zamerané. Začínaj od malých vecí a reálnych cieľov. Umožní to personálu a dobrovoľníkom dosiahnuť výsledky. Snaž sa nerobiť priliš veľa, alebo nerobiť všetko naraz. Po druhé, vyberaj si tých ľudí, na ktorých sa obraciaš so žiadosťou o pomoc; niektorí sponzori môžu byť pre tvoju organizáciu vynikajúcim partnerom, ale iní zasa vôbec.

Členovia organizácie a dobrovoľníci by mali veľmi dobre vedieť, koľko peňazí je potrebných na činnosť organizácie. Potenciálni sponzori sa často zaujímajú o celkový charakter činnosti, nielen o jeden program, ktorý podporujú. Predstav sponzorom, pokiaľ sa dá čo najzreteľnejšie, ten úsek celkového plánu, ktorý budú podporovať. Nejasno predstavené prosby o pomoc sa často končia menšími dotáciami. Urči konkrétnu sumu, ktorú žiadaš.

Kým začneš, pouvažuj o všetkom, čo by ti mohlo prekážať na ceste k úspešnej kampani. Nedaj sa príliš uniesť svojim ambíciám a nezačínaj kampaň na získanie fondov, ak ju nemôžeš doviesť do konca. Začínaj malými vecami a postupom času budeš schopný zminimalizovať riziko a skonštatovať, ktoré metódy sú najviac prispôsobené tvojim možnostiam.

Kým začneš so stratégiou, alebo úlohami zameranými na zabezpečenie fondov, musíš urobiť analýzu, čo bude musieť tvoja organizácia do tohto procesu investovať a čo v jeho dôsledku získa. Nižšie uvedené otázky ti pomôžu urobiť si takúto analýzu. Ak ti úlohy zaberú príliš veľa z tvojich zdrojov, pouvažuj o inej opcii.

1. Aké je poslanie tvojej organizácie? Čo chcete dosiahnuť? Ako vyjadríš váš cieľ 25 (alebo aj menej) slovami?
1. Kým sú vaši klienti? Komu slúžite? Kto má ešte úžitok z vašich programov?
1. Ktoré geografické oblasti obsluhujete?
1. Kto ešte robí to, čo vy? Existuje možnosť pomýliť si niekoho s vami?
1. Čím sa odlišujete od skupín spomínaných v b.č. 4?
1. Máte dlhodobý strategický plán? Je spojený s krátkodobými programovými plánmi? Sú tieto plány základom pre zabezpečovanie fondov, alebo len naháňate peniaze?
1. Má tvoja organizácia systém vypracovania rozpočtu a systém účtovníctva?
1. Aké máte aktuálne finančné pramene a sumy? Sú to fondy vyhradené, alebo nevyhradené?
1. Akú nehotovostnú podporu dostáva tvoja organizácia?
1. Aké majú členovia organizácie skúsenosti v zabezpečovaní fondov?
1. Akú finančnú sumu potrebujete? Aký typ financovania hľadáte - všeobecnú podporu činnosti organizácie, alebo pomoc pre konkrétne programy? Ako dlho trvá získavanie nových spôsobov financovania?
1. Aké prostriedky môžete venovať na akciu zabezpečovania fondov - hotovosť, dobrovoľníkov, členov predstavenstva, vybavenie, atď.?

Ak dôjdeš k záveru (na základe otázok v analýze), že zabezpečovanie fondov je pre tvoju organizáciu dobrým východiskom, môžeš si vypracovať reálnu stratégiu. Vypracovanie a realizácia takejto stratégie obsahuje šesť etáp.

1. Určenie účelu zbierky
1. Príprava zoznamu potenciálnych sponzorov
1. Sformulovanie základného vyhlásenia
1. Výber stratégie
1. Vypracovanie pracovného plánu a rozpočtu

Prvou etapou je určenie cieľa (napr. konkrétna suma) na určitý časový úsek - obyčajne 1 rok. Takýto cieľ by mal zohľadňovať nasledujúce dva činitele:

1. Cieľ by sa mal vždy opierať o reálne potreby. L ahšie je členom predstavenstva, alebo dobrovoľníkom prosit o peniaze, ak vedia, že sú pre nich absolú tne nevyhnutné, napr. na pokrytie časti ročného rozpočtu, alebo realizáciu programu redukcie znečisteného ovzdušia. Musíš vedieť, čo naozaj potrebuješ!
1. Cieľ by sa mal opierať o reálny odhad, koľko fondov môže organizácia vyzbierať za určitý čas. Opieraj sa o skúsenosti z minulých rokov. Ak predpokladáme, že iné konštanty zostanú také isté, akcia by mala byť na takej istej úrovni, ako v minulosti. Pozri sa na minulé kampane a skús odhadnúť sumu peňazí, akú sa ti podarí získať za rovnaký čas. Vezmi do úvahy všetky dôležité zmeny v stupni inflácie, ako aj vplyv recesie, či nezamestnanosť a skoriguj svoju predpoveď.

• fyzické osoby
• podniky
• nadácie
• vláda a samospráva (alebo fondy, ktoré dotujú).

Pri robení zoznamu potenciálnych sponzorov, informuj sa vo všetkých možných prameňoch. Pýtaj sa nielen pracovníkov a členov svojej organizácie, ale aj iných mimovládnych organizácií, svojej rodiny, priateľov. Využi tieto názory a urob zoznam v piatich skupinách: fyzické osoby, podniky, nadácie, vláda a zahraniční sponzori. Priprav zoznam pre každého sponzora, nezávisle od toho, akú neveľkú sumu od neho očakávaš. Ku každému sponzorovi sa správaj ako ku človeku a nie len ako k bodu zoznamu.

• názov/meno, adresa, č. tel/fax
• povolanie
• kontaktová osoba
• záujem o financovanie
• dary v minulom roku
• cyklus financovania, dátum podania návrhu
• kontakty s členmi predstavenstva a členmi tvojej organizácie

Nižšie uvádzame dve názorné karty sponzorov, každá z nich obsahuje odlišné množstvo informácií.

- krátkodobé alebo dlhodobé, blízke alebo letmé; urči si kritériá, podľa ktorých budeš vyberať tých pravých.

Kým sa spojíš s ktorýmkoľvek sponzorom zo zoznamu, musíš si usporiadať svoje myšlienky a pripraviť vyhlásenie, ktoré bude vyjadrovať: prečo sú tvoje programy potrebné, aký cieľ by si chcel dosiahnuť, ktoré úlohy podporí dotácia a ako zmeráš úspech týchto úloh a realizáciu určitého cieľa. Veľa z toho sa napísalo už v poslaní a v strategickom pláne tvojej organizácie.

• Čo robí tvoja organizácia?
• Aké sú jej dejiny?
• Prečo je najlepšia z tých, ktoré sa hodia na vykonanie tejto úlohy?
• Aké úlohy, alebo programy chce organizácia realizovať?
• Akým spôsobom jej môže sponzor pomôcť?
• Aký osoh z toho bude mať sponzor, životné prostredie a spoločnosť?

• definí ciu poslania;
• definíciu problémov a úloh, ktorými sa zaoberáte;
• krátke dejiny a úspechy organizácie;
• význam a iné dôležité vlastnosti programu;
• opis programu/úlohy (spolu s odhadom potrieb, odôvodnením, resumé);
• ekonomická efektívnosť programu;
• profil zamestnania (ak je to podstatné)
• rozpočet;
• zoznam členov predstavenstva a rady;
• opis prijímaných darov, alebo výška súm;
• osoh pre (potenciálneho) sponzora;
• zoznam iných sponzorov.

Je vhodné uviesť údaje na tému predchádzajúcich kampaní. Racionálne dôkazy hovoria sami za seba a ľudia radi počujú, že ich peniaze sú investované múdro a užitočne. Zamysli sa, či by nebolo dobre uviesť v materiáloch štatistické údaje, ktoré by sa mohli nachádzať aj vo vyhlásení. Nové mimovládne organizácie nebudú schopné zhromaždiť takéto informácie, ale mali by začať s ich zbieraním, určite po nich siahnu v budúcnosti (Vineyard a McCurley,1987):

• Percento peňazí, ktoré idú bezprostredne na pomoc klientom/programy;
• Počet dobrovoľníkov v organizácii, alebo zapojených do programu;
• Množstvo a hodnota pracovného času dobrovoľných pracovníkov;
• Zoznam aktuálnych sponzorov
• Percento príjmov vypracovaných vo vlastnej réžii (napr. zúročené bankové účty);
• Prospešné zmeny v kampaniach v priebehu niekoľkých rokov.

Po určení konečných príjmov a príspevkov od sponzorov, bude potrebné vypracovať stratégiu preniknutia ku každej zo skupín potenciálnych sponzorov. Práve v tomto momente bude veľmi výhodné vrátiť sa k poslaniu a/alebo strategickému plánu, aby ste sa presvedčili, či sa stratégia získavania fondov opiera o vopred vyhlásené základné ciele organizácie. Tvoja stratégia môže obsahovať jeden, alebo aj viac z nasledujúcich prostriedkov: žiadosti k podnikom, návrhy voči nadáciám, členskú kampaň, hospodárske opatrenia a špeciálne podujatia.

• Čas potrebný na zhromaždenie informácií, plánovanie a žiadosť o fondy;
• Pracovnú pohotovosť ľudí, ktorí vykonávajú jednotlivé úlohy;
• Peniaze potrebné na začiatok činnosti a jej ďalší priebeh;
• Podrobné technické kvalifikácie, ktorými disponujete;
• Ekonomickú efektívnosť stratégie;
• Obmedzené možnosti získavania fondov;
• Potenciálny zisk netto;
• Stabilitu zdroja príjmov;
• Najhoršie, čo sa môže stať;
• Najlepšie, čo sa môže stať;

Pracovný plán by mal obsahovať množstvo úloh, ktoré musí vykonávať tvoja skupina pre získavanie fondov. Nižšie uvádzame niektoré z nich. Samozrejme, ak chceš, môžeš si tento zoznam prispôsobiť k potrebám svojho pracovného plánu. Prostredníctvom tohto zoznamu sme ti chceli ukázať, aké úkony budeš musieť vykonať, aby si získal fondy. Keď sa už sám zapojíš do programu získavania fondov, budeš mať určite nové nápady, ktoré môžeš začleniť do programu, ktorý si vypracoval.

1. Urob zoznam potenciálnych sponzorov a priprav karty sponzorov.
1. Snaž sa o verejnú podporu ľudí, ktorí majú všeobecnú úctu.
1. Skoordinuj využitie dobrovoľníkov.
1. V súvislosti s akciou získavania fondov, priprav vš etok materiá l, určený na rozširovanie.
1. Zašli ďakovné listy každému, kto akokoľvek, hoci aj minimálne, prispel.

Každý program získavania fondov si vyžaduje vlastný rozpočet, ktorý určuje zdroje príjmov a výdavky. Štvrtá kapitola obsahuje podrobné informácie na tému prípravy rozpočtu. Zapamätaj si, že ťa zaujímajú čisté príjmy, po odpočítaní výdavkov spojených s každou kampaňou získavania fondov, a nie hrubý príjem celej organizácie. Nadácie, ale aj iní sponzori, môžu mať veľmi podrobné požiadavky, týkajúce sa dotácie, ktorú sami priznali: môže sa napr. ukázať, že máš značné prostriedky na iniciovanie konkrétnej akcie, ale chýbajú ti finančné prostriedky na bežné výdavky organizácie. Vždy sa presvedč, či sponzor nemá nejaké zvláštne požiadavky, týkajúce sa účtovníctva.

1. Dotácie od nadácií
1. Dotácie od podnikov
1. Zahraniční sponzori
1. Finančná podpora vlády/samosprávy (v materskej krajine)
1. Členské kampane

Nadácie vznikajú ako mimovládne organizácie, ktoré financujú fyzické osoby, alebo podniky, a ich úlohou je podpora dobročinných akcií. Každá nadácia má svoju sféru pôsobnosti a záujmov. Aby ste dostali z nadácie prostriedky, musíte urobiť osem nasledujúcich krokov: